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文书档案管理办法
日期:2017-10-16
作者:admin1
一、总 则
第一条 为规范文档管理，根据《甘肃省档案条例》、局文档工作有关规定，制定本办法。第二条 文书档案是院党、政、工、团在管理活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括照片、图表、声像等），是反映我院各项管理活动的历史记录，具有保存价值和凭证作用，我院各单位档案的管理和使用适用本办法。
第三条 实行文书档案立卷归档制度。院级文书档案必须移交院办公室集中管理，其他部门和个人不得保存或据为己有。
第四条 院各职能部门负有向院办公室收集、整理、移交院级文书档案的义务。
第五条 移交的文书档案要全面、完整，立卷、装订符合要求。
二、文书档案材料的收集、整理
第六条 院各职能部门收集、整理的文书档案材料内容、范围如下：办公室：上级和地方党政文件、院党政文件（含纪委文件）、工会文件、团委文件，党政会议纪录及纪要，院党政工作总结（含纪委工作总结）、院属各单位工作总结，院管理制度，有关院综合事务性法律诉讼文件，信访资料等。
人事科：退休职工人事档案，院年度职工名册、考勤表、职工统计表（年报）等。
财务科：年度各类财务账本、凭证，财务年终决算报表。
经营发展科：工程合同、矿权转让合同、合作合同，合作章程，合作企业财务月报等。
总工办：地质、化验测试、钻探、水工环等相关报告、图件、资料。
质量管理科：地质质量工作总结等。
组织科：党员名册、干部统计表、党务年报表、党委重要活动材料、党代会材料等。
工会：职代会材料、重要活动材料、照片等。
团委：重要活动材料、照片等。
基建办:基建项目文件资料。
临时机构、专项活动等所产生的文件资料，应在临时机构撤销前、专项活动结束后,由承办部门交办公室单独立卷归档。
第七条 文书档案材料的整理，一般采用年度-机构结合问题分类，也可采用年度-问题分类。
三、文书档案的立卷原则
第八条 文书档案整理立卷，应准确判定文件材料所属年代。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷。年度计划、总结要放在针对性年代；长远规则、计划归入文件内容的第一个年度；一般会议应归入会议开幕年代。第九条 文书档案立卷要遵循文书档案材料的自然形成规律，保持文档之间的有机联系，运用以问题特征为主结合其他特征的方法立卷，以便查找和利用。一些不宜按问题立卷的文档材料也可按作者、文件名称等特征立卷。
第十条 上级和地方普发性的文件与本单位形成的文件，应分开立卷。
第十一条 卷内文档的排列要保持文件之间的有机联系，使卷内文档形成一个有机整体。一般按时间顺序或重要程度排列，密不可分的文件，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后。诉讼类案件、除名类材料等要单独立卷，立卷时结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。
第十二条 由于文件内容的重要程度不同，其保存价值也不同，在立卷时，根据文件的保存价值，依照国家有关规定制定出文书档案的保管期限。准确划定文件材料的保管期限，不同保管期限的文件材料，要分别组卷，不能混淆。
四、文书档案的立卷程序
第十三条 将卷内排列好的文档进行编号。编号应在文档正面的右上角和背面左上角编号。折叠页，不论大小只编一个页号，空白页不编号。如果卷内只有一份文档，并已有页码，可不再编号。不装订的案卷，在文件右上角加盖档号章，并逐件编件号。图表和声像等材料也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。第十四条 填写卷内文件目录。卷内文件目录应填写一式两份，一份装订在案卷卷首，另一份单独装订在一起，可做目录索引用。卷内文件目录项目包括：
（一） 顺序号：卷内文档排列先后的序号。卷内文档的件数一般以每份文档单独计算为一件；公文请示与批复、来文与复文、转发文与被转文应分别计算件数，正件与附件按一件计算。
（二） 责任者：即作者，个人责任者只须填写姓名；单位责任者要填写全称或通用简称，不得填写“本单位”。
（三） 文号：文档制发单位的发文编号。文件编号要照抄照录，不得省略。
（四） 文件标题：照抄照录。
（五） 日期：文件形成的时间。正件与附件的时间以正件日期为准。
（六） 密级：文件密级照实抄录，并应注明保密期限。
（七） 页号：卷内文件所在页的编号。案卷末尾文件要填写起止页号，其余文件只填写起始页号。
（八） 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
第十五条 填写卷内备考表。立卷时卷内文件短缺、损坏等情况由立卷人填写；归档后卷内文件变化情况由档案保管员填写，填写后均应签名和注明填写日期。
第十六条 声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点、中心内容和责任者。
第十七条 填写案卷封面。案卷封面主要项目应包括：全宗名称、类目名称、案卷标题和案卷密级。
（一） 全宗名称：立档单位名称，印刷或填写时要用单位的全称或通用简称。
（二） 类目名称：按文件整理所确定的分类方案填写机构名称或问题名称。
（三） 案卷标题：案卷标题一般由作者、问题、名称组成，标题应简练、概括、准确、体式一致。
（四） 案卷密级：一般照实抄录卷内文件的密级，当卷内存在两个以上不同等级的密级文体时，应选填高等级的密级。
第十八条 填写宗卷脊背。案卷脊背的项目应包括：全宗号、案卷年代、保管期限、案卷号。全宗号可不填写，案卷号是固定案卷位置的号，案卷排列后填写。
第十九条 填写案卷的各项内容时，必须用黑色笔书写，并要求字迹工整、清晰。
第二十条 装订卷内文件材料，要去掉金属物；宽大的纸页要折叠整齐、压平；装订线外有文字的要加边；破损的文件材料，应按裱糊要求托裱；字迹已扩散的应复制，并与原件一并立卷。
第二十一条 装订文件材料时，要把文件的底边和靠装订线的一侧墩齐，采用三孔一线的方法装订，绳头结在卷内或卷后，使装订后的案卷结实、美观。
第二十二条 装订好的案卷，由立卷人(立卷单位)填写归档清单，一式两份，于次年八月底前向办公室移交归档，并办理交接签字手续。
五、档案的整理
第二十三条 办公室文档管理人员要对归档案卷质量进行认真检查，对案卷质量不符合要求的，要退给立卷部门重新整理后再归档，保证归档案卷的质量。第二十四条 归档案卷的排列，以全宗为单位，按不同保管期限，结合年度、机构、问题进行排列。排列方法前后要力求一致，保持案卷之间的有机联系。
第二十五条 编制档号，填写案卷目录。案卷目录项目包括：案卷顺序号、案卷名称、案卷年代、保管期限、密级、备注。编制案卷目录应分年代分保管期限。为了检索方便，一个年度的永久、长期、短期案卷目录可装订在一起。
六、档案的保管
第二十六条 档案库房和柜架要坚固适用，要力求配备防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。第二十七条 库房内的柜架，应该排列有序、统一编号。案卷按编号顺序，从左到右，从上到下依次存放到柜架，并填写揭示标签。库房内应绘制档案存放示意图。
第二十八条 库房内严禁烟火，不准存放与档案无关的其他物品。
第二十九条 定期、不定期地检查保管情况，发现问题及时解决，确保档案的安全。
七、档案的鉴定和销毁
第三十条 文书档案的鉴定，一般每十五年进行一次。鉴定工作要根据《档案保管期限表》的规定，对已超过保管期限的档案进行审查，拣出确无保管价值的档案进行销毁。鉴定方法：采用直接鉴定法，即逐件审查文件，绝不能只根据案卷目录或案卷标题就判定其价值。第三十一条 进行档案鉴定工作，由办公室牵头,组成有分管院领导、各有关职能部门人员参加的鉴定小组。对失去保存价值的档案，经鉴定小组鉴定，并提出意见或写出销毁报告，登记造册，经分管院领导批准，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁清册要归档保存。鉴定销毁的档案，应在目录上作注销标记。
八、档案的利用
第三十二条 办公室文档管理人员要熟悉所管理的档案情况，主动了解各项工作对档案的需求，及时、有效、主动地做好提供利用工作。第三十三条 为积极开发档案信息资源，必须编制案卷目录、案卷文件目录和文号档号对照表，可根据工作需要编制其他各种形式的检索工具，提高档案的查全率、查准率。
第三十四条 建立健全档案的借阅制度，查阅者要按规定办理借阅手续。
第三十五条 借阅使用档案的单位和个人必须爱护档案，维护档案的本来面目，不得进行任何涂改、勾画、剪裁和私自拆散。如需摘录或复印，必须经有关领导批准。
九、档案的保密
第三十六条 涉及工作秘密和商业秘密的档案，要依照保秘有关规定，由承办者在文件上标明密级和保密期限。卷内有两种密级的，要按高的密级标准保管。第三十七条 对已过保密期的档案、资料，应列出清单上报主管院领导和保密委审核，及时进行降密或解密，并在案卷目录上标注新的密级或注销密级。
第三十八条 涉密档案不出借，查阅要严格审批手续，一般不得复制、向无关人员泄露内容。
十、档案的统计
第三十九条 办公室文档管理人员要建立健全档案统计制度，做好人员、设施装备、档案保护及档案接收、移出、库存、借阅、归档等情况的数据积累和整理工作。第四十条 要重视对统计资料进行综合分析和研究，揭示事物本质特征和发展规律，提高档案科学管理水平。
十一、附则
第四十一条 地质资料按地质科技档案管理办法由总工办（资料室）管理。第四十二条 本办法解释权归办公室。
第四十三条 本办法经过重新修订，自2017年8月1日起施行。
附件：文书档案保管期限表
文书档案保管期限表
一、院党群类：
（一）院党委会议记录、文件 （永久）
（二）党员名册 （永久）
（三）党代会材料 （永久）
（四）职代会材料 （永久）
（五）劳动模范、先进工作者等的文件材料
1.省级以上的 （永久）
2.局、院级的 （长期）
二、院行政类
（一）院务会议记录、院长办公会议记录、纪要 （永久）
（二）院务会议、院长办公会议文件 （永久）
（三）院工作总结
1.主要职能活动年度和年度以上的重要专题的（永久）
2.半年的、年度的、一般专题的 （长期）
（四）人事类：
1.退休职工人事档案、年度职工名册 （永久）
2.院年度职工名册、考勤表、职工统计表 （长期）
3.有关人员的处分材料
（1）影响大、问题严重的（永久）
（2）一般的 （长期）
（五）计划、财务类：
1.院计划、规划、各类财务账本、凭证
（1）年度和年度以上的 （长期）
（2）季度、月份的 （长期）
2.院统计报表
（1）汇总的、年度的、专题的 （永久）
（2）季度的、月份的 （短期）
（六）合作公司类
1.合作公司与合作有关的重大活动的主要文件、照片、声像等材料 （永久）
2.各类合同、公司章程 （永久）
3.合作公司财务月报等 （长期）
4.其他文件材料 （短期）
（七）院有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料 （永久）
（八）院财产、物资、档案等交接凭证 （长期）
三、局党政及局职能部门文件材料
（一）局党政文件材料 （永久）
（二）局职能部门文件材料
1.转发省职能部门政策性问题的 （长期）
2.一般业务问题的 （短期）
四、省委省政府职能部门、地方党委政府职能部门及其他单位文件材料
（一）省委省政府职能部门文件材料 （永久）
（二）地方党委政府职能部门文件材料 （长期）
（三）其他单位制发的非院主管业务但要贯彻执行的文件材料 （短期）
（四）与外单位协商工作的往来文件材料 （短期）
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